Как передать бухгалтерию сервисного центра на аутсорс

Бухгалтерский учет – головная боль малого бизнеса. Даже крупный центр ремонта техники не всегда может избежать ошибок в ведении документооборота. Перед тем, как начать работать, нужно разобраться, как вести отчетность и что для этого потребуется. У сервисных центров есть свои особенности.

Особенности бухгалтерского учета в сервисных центрах

В 2024 году почти все сервисные центры переходят на электронную бухгалтерию. Электронные кассы интегрируются в систему отчетности и автоматически отражают операции, но есть некоторые сложности. Основная – разделение на корпоративных и частных клиентов.

В сервисный центр могут прийти не только физические лица, но и сотрудники организации. Если они расплачиваются личными картами или наличными, их можно проводить как частных клиентов. Но если заключить договор с какой-то компанией на постоянный ремонт – как корпоративных, с усложнением отчетности.

Почти вся отчетность идет через 1С. Обычная и кастомная версии помогают проводить операции и формировать чеки. На основании всех операций делается месячная, квартальная и годовая отчетность, которую нужно подавать в ФНС.

Еще один важный момент – выбор системы налогообложения. Можно работать как самозанятый или открыть ИП на УСН или патенте. Каждый собственник бизнеса должен сам решить, что ему будет выгоднее. Самая простая логика: работаешь один – самозанятый, планируешь нанимать мастеров – ИП.

Бухгалтерия на аутсорсе

Бухгалтерия на аутсорсе – это стандартная практика для малого бизнеса. Владелец нанимает фирму или отдельного человека, который за него выстраивает отчетность и объясняет, как надо проводить операции.

Что делают бухгалтеры:

• проверяют отчетность за прошлые периоды;
• подключают систему электронного документооборота;
• настраивают прием платежей;
• готовят отчеты;
• консультируют по снижению налоговой нагрузки.

Все операции делают удаленно. Не нужен офис, стол, стул и компьютер для человека, который будет заниматься бухгалтерией.

Правильный бухгалтер может помочь снизить налоговую нагрузку и уменьшить риски.

Например: сервисный центр заключил договор с офисом. Если компьютер ломается, его несет сотрудник, а оплачивают со счета организации. Бухгалтер может объяснить, что если человек приносит технику, и оплачивает ремонт наличными, то без подтверждения от компании, его надо оформлять как обычного клиента.

Для чего сервисному центру аналитика и отчетность

Когда говорят про крупные компании с миллиардными оборотами, кажется логичным, что у них есть своя аналитика, отчетность по поставщикам и подрядчикам. Сервисный центр не достигает таких же масштабов, поэтому специальные сервисы кажутся чем-то лишним. Но это только на первый взгляд.

В 2024 году каждый бухгалтер на аутсорсе знает, что есть важные сервисы, без которых не может обойтись малый бизнес. Например:

• проверка контрагентов онлайн;
• онлайн-база бухгалтерской отчетности;
• финансовый анализ фирм по ИНН.

Три сервиса дают полную характеристику контрагента: его денежные потоки, вероятность банкротства, заключенные договоры. Данные помогут работать только с надежными поставщиками и подписывать долгосрочные контракты.

Например: сервисный центр заключает договор на поставку комплектующих для ремонта. Срок – 2 года. Владелец сервисного центра думает, что у него все под контролем и детали не закончатся. Потом, поставщик банкротится, а все узнают об этом только по факту. Ни последнего аванса, ни деталей, которые нужны для работы.

Малый бизнес – самый уязвимый объект для налоговых проверок. Если не позаботиться об отчетности сразу, то потом можно закрыться со штрафами в сотни тысяч. Сервисный центр должен вести бухучет максимально прозрачно и профессионально.