Как в 2019 году правильно предпринимателю вести кассу и не получить штраф?

Что такое касса организации?

Достаточно распространенным мнением о кассе организации является то, что это кассы ККТ, либо введенные в использование онлайн кассы. На самом деле это мнение совершенно ошибочное. Касса организации (или ИП) – общая касса всей фирмы, где учитываются весь приход и расход денежных средств, полученных от основной деятельности предприятия, а также от прочих операций (например, снятие денежных средств в банке и внесение их в кассу). Также, касс ККТ в организации может быть множество, а общая касса предприятия одна. Если выражаться простым языком, собранные наличные деньги со всех касс ККТ, снятые средства в банке и прочие поступления, собираются в одну, откуда руководство фирмы, либо бухгалтер выдает заработную плату, денежные средства в подотчет, выдачу личных средств индивидуального предпринимателя и другие расходы.

В кассе ККТ и онлайн кассах фиксируется лишь приход денежных средств (и не всегда наличных, как, например, на перевод через онлайн банк розничного покупателя на карту ИП, обязательно пробивается чек). Расход производится в редких случаях, например, при возврате чека (если он неверно выбит).

В финансовом учете деятельности предприятия (или ИП) учитываются абсолютно все поступления и расход наличных средств, что отразить касса ККТ, или онлайн касса не могут. Поэтому основной кассой предприятия является ее операционная касса, выраженная в электронном, либо бумажном формате.

Основные моменты кассовой дисциплины 2019 года

С применением онлайн касс ужесточились требования к кассовой дисциплине. На данный момент налоговое законодательство преследует цель упростить ведение кассового учета и в то же время сделать учет наличных денежных средств фирмы прозрачным. Если с онлайн кассами это воплотилось в жизнь, то с кассой организации достичь такой цели гораздо труднее.

Рассмотрим основные требования к кассовой дисциплине этого года:

1. Чеки со старой ставкой НДС (18%) можно было пробивать до 01.04.2019 года.

   Организации и ИП, применяющие онлайн кассы, обязаны указать действительную ставку. В противном случае за нарушение грозит штраф — 10 000,00 руб.

   После обновления ставки НДС исправлять предыдущие чеки с неверной ставкой не требуется.

2. Ведение предпринимательской деятельности без применения онлайн кассы, а также невыдача/не пробитие чека карается штрафами;
3. Выдача подотчетных денежных средств сотруднику разрешена даже в случае, если он не отчитался, либо не вернул средства по предыдущему авансу;
4. Чеки онлайн касс можно передать на электронную почту покупателя, а приходные и расходные кассовые ордера разрешено вести в электронном виде;
5. Наличный расчет между организациями в рамках одного договора не должен превышать 100 000,00 рублей.
6. Малые предприятия и ИП могут вести кассовые операции в упрощенном порядке.

   То есть, могут не вести кассовую книгу, приходные и расходные ордера, а также не устанавливать лимит остатка кассы. Это касается основной (общей) кассы организации, а вот требования, связанные с онлайн кассами являются обязательными!

Если касса ИП является основным источником расчета с покупателями, а также если ее ведение возложено на нескольких сотрудников, то настоятельно рекомендуется фиксировать движения денежных средств. Даже если сотрудники являются родственниками, либо близкими людьми, лучше все-таки заключить с ними договор материальной ответственности и вести учет кассовых операций. Это спасет от недостач, а также поможет определить любую неверную операцию в кассе предпринимателя.

Главные принципы кассовой дисциплины (основные ошибки предпринимателей)

Малые предприятия и ИП имеют право вести учет в упрощенном порядке. В то же время, требования, связанные с применением онлайн касс, остаются неизменными для всех.

Если предприниматель принимает денежные средства от покупателя, он обязан пробить кассовый чек, либо отправить сформированный онлайн чек на электронную почту покупателя. В противном случае ему грозит штраф за каждый непробитый чек. Также, работа с неверно настроенной кассой, либо ведение деятельности без применения кассы (например, кассу еще не настроили, либо не успели зарегистрировать) тоже карается штрафами. Если же касса не готова к применению, либо испортилась, то деятельность необходимо приостановить. В любом случае, чек, где строго отражены необходимые реквизиты, нужно сформировать.

Как говорилось в предыдущем разделе статьи, предпринимателям рекомендуется ведение кассового учета. Упрощенный учет применим для ИП, расчеты по деятельности которого ведутся в основном через расчетный счет. В иных случаях (даже если ИП работает в единственном лице, движения денежных средств необходимо отражать хотя бы в обычной тетради. Известна масса случаев, когда недостача в кассе была вызвана кражей средств сотрудниками фирмы, подтвердить которую предприниматель был не в силах.

Последствия нарушения кассовой дисциплины

Неверный учет операций по операционной кассе организации считается нарушением правил бухгалтерского учета и карается на 5000-10000 рублей для должностного лица, либо дисквалификацией на срок до двух лет. При повторном нарушении, штраф может достигать 10000-20000 рублей.

За каждый непробитый чек ККТ минимальный штраф составляет 10 000 рублей, а должностное либо могут оштрафовать на 2000 рублей. Для разовых случаев без повторов нарушения организация может обойтись предупреждением.

Для организации штраф достигнет 75-100% не проведенной суммы, но не менее 30 000 рублей. Также есть угроза дисквалификации должностного лица на 1-2 года.

Если кассовая техника неверно зарегистрирована, либо нарушаются правила ее применения (например, закрытие смены), то организация будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Для должностного лица штраф составит 1500-3000 рублей.

Грубое нарушение кассовой дисциплины с применением ККТ грозит приостановлением деятельности до 90 суток.

На данный момент штрафные случаи за нарушения использования онлайн касс возникают редко. Вероятно, это обусловлено периодом перехода к их использованию. Также налоговая дает послабления для неумышленных нарушений: организация не будет оштрафована, если она проинформирует об этом ИНФС. Разумно предположить, что через некоторое время налоговая серьезно отнесется к такому виду правонарушений с использованием жестких мер. Чтобы этого не допустить, рекомендуется проводить обучение сотрудников, работающих с кассой, а также применять допустимые меры наказания при определения таких нарушений, ведь размер штрафов для организаций всегда значительно больше, чем для должностных лиц.